RatgeberÜberallAktualisiert am 6. Oktober 2026
Den Dienstplan Ihres Teams in 30 Minuten erstellen.
Das Ziel dieser Methode: eine halbe Stunde pro Woche, nicht ein Sonntagabend. Sie funktioniert auf Papier wie in einer Software.
In drei Zeilen
- 1.Gehen Sie vom Bedarf aus, nicht von den Personen: wie viele Leute, zu welcher Zeit, an jedem Tag.
- 2.Legen Sie Ihre Standardschichten einmal an und starten Sie dann von der Vorwoche.
- 3.Tragen Sie zuerst die Absenzen ein, veröffentlichen Sie an einem festen Tag und lassen Sie das Team Tausche vorschlagen.
Die Methode, Schritt für Schritt
1. Notieren Sie Ihren Bedarf
Für jeden Tag, wie viele Personen Sie brauchen und wann: Öffnung, Hauptbetrieb, Schliessung. Das ist das Rückgrat des Dienstplans.
In Novteam: Die Zeile «Besetzung / Tag» zeigt, wie viele Personen an jedem Tag eingeplant sind.
2. Legen Sie Standardschichten an
Früh, Spät, geteilter Dienst: Die meisten Wochen nutzen dieselben Zeiten. Geben Sie jeder Schicht einen kurzen Namen und eine Farbe.
In Novteam: Standardschichten werden einmal mit Code und Farbe angelegt und dann mit einem Tipp gesetzt.
3. Starten Sie von der Vorwoche
Eine Woche gleicht oft der vorherigen: Kopieren Sie sie und korrigieren Sie, was sich ändert.
In Novteam: «Vorwoche kopieren» erstellt einen Entwurf, den Sie anpassen.
4. Tragen Sie zuerst die Absenzen ein
Ferien, freie Tage, Weiterbildungen: Setzen Sie sie vor die Schichten, damit Sie niemanden einplanen, der fehlt. Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeiten der Teilzeitkräfte und Aushilfen.
In Novteam: Bewilligte Ferien stehen im Plan, und eine Schicht auf bewilligten Ferien wird abgelehnt. Gemeldete Verfügbarkeiten werden angezeigt, mit einer Warnung, wenn Sie ausserhalb planen.
5. Prüfen Sie Stunden und Kosten
Prüfen Sie vor dem Veröffentlichen die Stunden jeder Person in der Woche und die Gesamtkosten. Prüfen Sie auch die Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten nach Gesetz und Gesamtarbeitsvertrag.
In Novteam: Die geplanten Stunden jeder Person werden angezeigt, und die Kosten des Monats erscheinen über dem Plan für Personen mit Zugriff auf die Löhne.
6. Veröffentlichen Sie und lassen Sie das Team sich organisieren
Veröffentlichen Sie an einem festen Tag, zum Beispiel jeden Donnerstag für die Folgewoche. Danach laufen Tausche über Sie: Wer tauschen will, schlägt vor, Sie bestätigen.
In Novteam: Alle erhalten ihren Dienstplan bei der Veröffentlichung auf dem Handy. Mitarbeitende können einen Tausch vorschlagen oder ihre Schicht freigeben; Sie werden informiert.
In Novteam
DienstplanFragen
Wie lange im Voraus soll der Dienstplan erscheinen?
Prüfen Sie, ob Ihr Gesamtarbeitsvertrag oder Ihre Verträge eine Frist festlegen. Wenn nicht, veröffentlichen Sie an einem festen Tag: Alle können planen, und es gibt weniger Fragen.
Braucht es eine Software für den Dienstplan?
Nein. Eine Tabelle genügt für ein kleines Team mit festen Zeiten. Eine Software lohnt sich, wenn das Team den Plan auf dem Handy sehen muss, wenn sich Tausche häufen oder wenn die Stunden in die Lohnabrechnung müssen. Unser Vergleich «Novteam oder Excel» hilft bei der Wahl.
Und wenn jemand kurzfristig krank wird?
Halten Sie eine Liste verfügbarer Personen bereit. In Novteam gibt die Person ihre Schicht frei, und ein Kollege übernimmt sie per Handy; Sie werden informiert.
Heute Abend ist alles in Ordnung.
Dienstplan veröffentlicht, Stunden bestätigt, Weisungen gelesen. Testen Sie Novteam 14 Tage lang, am selben Tag startklar.
Am selben Tag startklar · 14 Tage gratis · ohne Kreditkarte · ohne Verpflichtung · 5 Sprachen